請購單是什麼
請購單（Purchase Requisition）是企業內部提出採購需求的申請文件，通常由有需求的部門或人員填寫，向採購單位或主管說明「需要買什麼、數量多少、為什麼要買、什麼時候要」。請購單是內部文件，屬於採購流程的起點，主要用途是提出需求並取得核准，它本身並不會直接送到供應商，也不構成對外的採購承諾。
採購單是什麼
採購單（Purchase Order，簡稱 PO）則是企業對外向供應商正式下單的文件，載明品項、規格、數量、單價、金額、交期與付款條件等內容。採購單是對外文件，一旦供應商確認接受，就形成具有約束力的採購合意。換句話說，請購單是「內部想買」，採購單是「對外下單」，兩者角色完全不同。
請購單與採購單的差別
| 比較項目 | 請購單 | 採購單 |
| 性質 | 內部申請文件 | 對外下單文件 |
| 開立者 | 需求部門或人員 | 採購單位 |
| 對象 | 採購單位或主管 | 供應商 |
| 作用 | 提出需求、取得核准 | 正式下單、形成承諾 |
| 流程位置 | 採購流程起點 | 核准後的下單階段 |
一份完整的請採流程長什麼樣
- 需求提出：部門填寫請購單，說明品項、數量與需求時間。
- 審核核准：主管與採購單位審核預算與必要性並核准。
- 詢價比價：採購向供應商詢價、比較報價與條件。
- 正式下單：開立採購單給選定的供應商並確認交期。
- 驗收入帳：收貨驗收、核對發票與請款付款。
為什麼要分請購單與採購單
- 權責分明：需求與下單分開，避免一人從頭包到尾的舞弊風險。
- 控管預算：核准機制讓每筆採購都經過必要性與預算審查。
- 流程可追：每份文件都有紀錄，方便稽核與後續對帳。
- 降低錯誤：需求與規格先確認，減少下錯單、買錯貨的機會。
需要提醒的是，不同規模的公司請採流程繁簡不一，小型公司可能簡化甚至合併，大型企業則多半有嚴謹的分層核決權限，實際做法以貴公司內部規範為準。
填寫請購單與採購單的要點
把請購單與採購單填寫清楚，是讓採購流程順暢的關鍵。填請購單時，需求部門要把品項、規格、數量、需求日期與用途寫明確，規格越清楚，採購詢價時越不會來回確認，也能減少買錯的機會；若有偏好的品牌或型號，也應一併註明並說明原因。開採購單時，採購單位則要確認品名規格、單價、數量、金額、稅別、交期與付款條件都與報價一致，並清楚填上供應商資訊與交貨地點，避免供應商收到後還要反覆確認。此外，核決權限也很重要，不同金額的採購通常對應不同層級的簽核，金額越大簽核層級越高，這是內部控制的一環。最後，文件編號與日期要完整，方便後續對帳、驗收與稽核時追溯。把這兩份文件的要點掌握好，不僅能加快採購速度，也能降低錯誤與爭議，讓需求部門、採購與供應商三方都省事。
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